Pracownicy Centrum Systemów Informatycznych realizują zlecenia innych jednostek organizacyjnych związane z grupowym/zbiorczym rozsyłaniem uczelnianej poczty elektronicznej, tzw. mailingiem.
Instrukcja rozsyłania wewnętrznej poczty elektronicznej do wielu odbiorców (mailing) regulowana jest załącznikiem nr 2 do Regulaminu użytkowania poczty elektronicznej pracowników UEK (Zarządzanie Rektora nr 28/2018 z 20.06.2018r.)
Przesłane zlecenia wysyłki mailingu muszą zawierać następujące informacje:
- nadawca maila
(np. Rektor UEK, Dziekan Wydziału…, Centrum Systemów Informatycznych, Jan Kowalski – organizator konferencji) - lista odbiorców/adresatów
Zdefiniowane są typowe grupy odbiorców:
- wszyscy pracownicy
- pracownicy naukowo-dydaktyczni
- pracownicy administracyjni
- pracownicy naukowi jednego z wydziałów
- pracownicy administracyjni jednego z kolegiów/instytutów
- kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych
- kierownicy katedr
- oficjalne konta jednostek organizacyjnych
- sekretarki jednostek organizacyjnych
- sekretarki katedr
- organizacje studenckie
- studenci (wyłącznie konta uczelniane)
Możliwa jest wysyłka do kilku grup adresatów.
Możliwa jest wysyłka do adresatów znajdujących się na liście adresów mailowych (w pliku tekstowym .txt) przygotowanej przez osobę zlecającą wysyłkę. Listę należy dołączyć do zlecenia jako załącznik.
- temat maila
(np. Zaproszenie na szkolenie…, Informacja o..., Konferencja naukowa…, itp.)
- treść maila
- Może być dostarczona bezpośrednio w przysyłanym mailu ze zleceniem lub w załączniku w pliku, z którego można skopiować treść (np. dokumencie Worda). Trzeba wziąć pod uwagę fakt, że nie zawsze uda się sformatować zawartość mailingu w postaci html identycznie jak sformatowany był oryginalny dokument np. Worda.
- Jeżeli w treści maila ma być wstawiony obiekt (np. obrazek, zeskanowany dokument), należy taki dokument dołączyć w odpowiednim formacie graficznym, np. jpg, png, tiff.
- załączniki, które mają być dołączone do maila
(np. dokumenty w formacie pdf, doc, xls, jpg).
- łączny rozmiar załączników dołączanych bezpośrednio do maila może wynosić max. 200kB.
- w przypadku większych załączników (powyżej 200 kB) załączniki umieszczane są w osobnych katalogach, natomiast w treści maila wstawiane są odnośniki (linki) do ich lokalizacji (do pobrania)
- załączniki graficzne (pliki typu .jpg, png, tiff) mogą być (na życzenie zlecającego) umieszczane bezpośrednio w treści maila (np. na początku, na końcu)
- data, po której mail ma zostać rozesłany
Uwaga: jeżeli mail z akceptacją zlecenia zostanie wysłany po godzinie 14:00, mailing będzie zrealizowany najwcześniej w następnym dniu roboczym.
Zlecenia nie zawierające powyższych informacji będą odsyłane z powrotem do zlecającego w celu uzupełnienia informacji.
Zlecenia dotyczące mailingu wraz z powyższymi informacjami należy przesyłać na konto:
(powyższy adres umieścić w polu DW: )
natomiast w polu DO: należy wpisać adres mailowy odpowiedniego kierownika danego pionu (rektora, prorektora, dyrektora departamentu) merytorycznie związanego z treścią mailingu w celu uzyskania jego akceptacji co do zasadności i treści przeznaczonych do rozesłania, czyli należy poprosić o zgodę na rozesłanie (można użyć formułki, np: "Proszę o akceptację poniższego mailingu").
W celu akceptacji kierownik pionu powinien odpowiedzieć na przysłane zlecenie poprzez:
- wybranie opcji "Odpowiedz wszystkim"
- wpisując na początku maila słowo: AKCEPTUJĘ
Bez tak uzyskanej akceptacji kierownika pionu zlecenie nie będzie realizowane przez Centrum Systemów Informatycznych.
Pracownicy Centrum Systemów Informatycznych realizując zlecenie wysyłki nie ingerują w żaden sposób w dostarczane do rozesłania treści informacji, natomiast muszą każdorazowo dokonać jego formatowania (przygotowania do wysyłki).
