Realizatorem zamówień publicznych w zakresie sprzętu komputerowego jest Sekcja Zakupów Informatycznych (SZI), paw.A, pok. 03.
Składanie wniosków
Tryb składania wniosków o zakup sprzętu komputerowego, oprogramowania lub usług informatycznych jest uzależniony od źródła finansowania:
- subwencja na utrzymanie o rozwój potencjału dydaktycznego (w tym d. środki ogólne), projekty - wnioski wypełniane muszą być wyłącznie poprzez system Egeria. Wnioski nie wygenerowane przez system Egeria (tylko w formie papierowej) nie będą respektowane
- środki programów Potencjał, Prolog, Doskonałość Badawcza - wnioski należy składać za pośrednictwem elektronicznego formularza w systemie WEBCON BPS (EOD)
- granty NCN - wnioski należy składać wyłącznie w formie papierowej, wypełniając odpowiedni dokument w formacie Word'a (wystarczy wydrukować tylko pierwszą stronę)
Wniosek o realizację zamówienia (załącznik nr 2) jest dostępny na stronie Działu Zamówień Publicznych .
Terminy składania wniosków i zapotrzebowań
Zapotrzebowania roczne składane są pod koniec roku kalendarzowego lub na początku nowego roku (termin ustalany jest odgórnie).
Wnioski nieplanowane, które będą musiały być ujęte w planie ZP, składać można w okresie od 1 stycznia do 15 listopada.
Okres składania wniosków awaryjnych, które nie muszą być ujęte w planie ZP, może być wydłużony do 10 grudnia.
W zależności o przyjętego trybu zakupu, ze względu na konieczność ujęcia większości zakupów w planach zamówień publicznych, wnioski nie będą realizowane od razu, a jedynie w wyznaczonych przedziałach czasowych, po ujęciu ich w planie ZP i zatwierdzeniu go przez Dział Zamówień Publicznych i Rektora.
Zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr R.0211.4.2023 korekty planu ZP będą dokonywane okresowo. raz na kwartał (przeważnie pod koniec kwartału).
W związku z tym, wygenerowane wnioski nieplanowane należy składać przed terminem kolejnej korekty planu, tj. maksymalnie do 15 marca, 15 czerwca, 15 września lub 15 listopada.
Wniosek, który będzie złożony do SZI po ww. terminach korekt planu będzie ujmowany w następnej korekcie planu i oczekiwać na realizację w kolejnym kwartale.
Przykład: wniosek, który zostanie przekazany do SZI 5 kwietnia zostanie ujęty w planie 30 czerwca, a jego realizacja nastąpi dopiero w III kwartale.
ŹRÓDŁA FINANSOWANIA
We wnioskach należy dokładnie wpisać źródło finansowania - np. subwencja, dotacja, inne fundusze publiczne (jakie?), opłaty za zajęcia dydaktyczne (niestacjonarne), oferowane usługi, wynajmowanie powierzchni oraz uszczegółowić przeznaczenie zgodnie z poniższymi zapisami ustawy.
Zgodnie z ustawą "Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce" z dnia 30.08.2018, środki finansowe przeznacza się m.in. na:
1) utrzymanie i rozwój potencjału dydaktycznego*, w tym:
a) kształcenie studentów na studiach stacjonarnych,
b) utrzymanie i rozwój uczelni, w tym domów i stołówek studenckich,
c) rozwój zawodowy pracowników uczelni,
2) utrzymanie i rozwój potencjału badawczego*, w tym:
a) prowadzenie działalności naukowej
b) zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej oraz infrastruktury informatycznej o wartości nie przekraczającej 500000zł,
c) kształcenie w szkole doktorskiej,
d) komercjalizację wyników działalności naukowej oraz know-how związanego z tymi wynikami,
e) program „Inicjatywa doskonałości –uczelnia badawcza”,
f) program „Regionalna inicjatywa doskonałości”,
3) świadczenia, o których mowa w art.86 ust.1 pkt 1–4;
4) inwestycje związane z:
a) kształceniem,
b) działalnością naukową,
c) obsługą realizacji zadań NAWA, NCBiR i NCN;
5) utrzymanie:
a) aparatury naukowo-badawczej lub stanowiska badawczego, unikatowych w skali kraju,
b) specjalnej infrastruktury informatycznej mających istotne znaczenie dla realizacji polityki naukowej państwa;
(...)
11) zadania finansowane przez NCBiR, w tym badania naukowe i prace rozwojowe na rzecz obronności i bezpieczeństwa państwa;
12) zadania finansowane przez NCN
(...)
* w ramach jednej subwencji
ZAKUPY PLANOWANE
Zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych, zakupy, w tym sprzętu i oprogramowania, powinny być zaplanowane na początku roku kalendarzowego.
Zgłaszanie własnych potrzeb jednostki organizacyjnej w zakresie zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania, usług informatycznych na przyszły rok kalendarzowy powinno być ujęte w formularzu, który jest wysyłany do wszystkich jednostek organizacyjnych przeważnie pod koniec roku. Wypełnione formularze powinny być przesłane w terminie wyznaczonym przez Sekcję Zakupów Informatycznych.
ZAKUPY AWARYJNE i NIEPLANOWANE
Zakupy awaryjne i nieplanowane finansowane ze środków ogólnych Uczelni dokonywane będą wyłącznie w oparciu o standardowe konfiguracje sprzętu komputerowego.
Wyrażenie zgody na zakup awaryjny lub nieplanowany uzależniony będzie od:
- pismo adresowane do Dyrektora Departamentu Zasobów i Rozwoju z prośbą o zakup (w piśmie muszą znajdować się następujące informacje:
- numer inwentaryzacyjny sprzętu, który uległ awarii
- użytkownik tego sprzętu (powinna być zachowana zgodność faktycznego użytkownika z dysponentem sprzętu wykazanym w ewidencji majątku)
- ogólna liczba pracowników etatowych danej jednostki
- szczegółowo opisana przyczyna starania się o zakup (uzasadnienie)
- wydruk kartoteki inwentarzowej (środki trwałe) jednostki organizacyjnej zawierające listę sprzętu danego typu (np. komputerów)
- wydruk kartoteki inwentarzowej (środki trwałe) sprzętu będącego na stanie użytkownika, którego sprzęt uległ awarii
- opinia pracowników Centrum Systemów Informatycznych lub niezależnej firmy zewnętrznej, dotycząca stanu technicznego sprzętu, który uległ awarii.
W przypadku wyrażenia zgody na zakup (po zwiększeniu budżetu danej jednostki) należy wygenerować odpowiedni wniosek (awaryjny lub nieplanowany) w systemie Egeria, a w przypadku zakupu awaryjnego - również wniosek o likwidację sprzętu, który uległ awarii (wniosek musi być podpisany przez Kierownika danej jednostki oraz parafowany przez Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Likwidacyjnej z adnotacją o przekazaniu sprzętu do złomowania).
PROGRAMY POTENCJAŁ, PROLOG, DOSKONAŁOŚĆ BADAWCZA
Dla celów realizacji zakupów stworzone zostały ustandaryzowane (ujednolicone) zestawy sprzętu z ustaloną (oszacowaną) ceną. Lista zestawów zawierająca podstawowe parametry techniczne dostępna jest poniżej.
Wypełniając wniosek o realizację zamówienia należy wpisać odpowiedni symbol zestawu np. notebook N2, drukarka D1.
Specyfikacje sprzętu
notebook N1
13,3”-14”/Full HD/ HDMI /16 GB RAM /512 GB SSD /WiFi /Win11Prof
gwarancja: 24 miesiącenotebook N2
15,6”/Full-HD/HDMI /16 GB RAM /512 GB SDD + 1 TB HDD /WiFi /Win11Prof/ gwarancja: 24 miesiącenotebook N3
17,3”/Full-HD/HDMI /16 GB RAM /512 GD SSD + 1 TB HDD /WiFi /Win11Prof
gwarancja: 24 miesiącekomputer stacjonarny z monitorem S1
16 GB RAM /1 TB SSD /HDMI, DVI, D-Sub/LAN/Win11Prof/ klawiatura, mysz USB /monitor 24”
gwarancja: 24 miesiące-
komputer stacjonarny bez monitora S1
16 GB RAM /1 TB SSD /HDMI, DVI, D-Sub/LAN/klawiatura, mysz USB/Win11Prof/
gwarancja: 24 miesiące monitor M1
LED IPS/24”+/- 0,5”/16x10/5ms/D-Sub, HDMI
gwarancja: 24 miesiące- oprogramowanie antywirusowe: ESET Endpoint Security na 3 lata na 1 stanowisko - 43,05 zł brutto
- Pakiet MS Office 365 jest wykupiony dla wszystkich pracowników - szczegóły tutaj .
Wypełniając wniosek o realizację zamówienia należy m.in.:
- wpisać rodzaj sprzętu wraz z odpowiednim symbolem, np. notebook N2, drukarka D1.
- w przypadku zamawiania sprzętu spoza listy (np. akcesoria komputerowe, niestandardowe komputery) należy
- wyspecyfikować wymagane parametry sprzętu - jeżeli specyfikacja jest długa i nie zmieści się na samym wniosku w opisie przedmiotu zamówienia, to należy utworzyć osobny dokument ze specyfikacją, a postać elektroniczną tej specyfikacji przesłać na adres szi@uek.krakow.pl
- podać szacowaną kwotę przeznaczoną na zakup każdej z wymienionych na wniosku pozycji (określając czy podana kwota jest wartością netto czy brutto)
- wpisać osoby, dla których przeznaczone jest zamówienie (jeżeli wniosek dotyczy więcej niż 1 osoby, to z wniosku musi jednoznacznie wynikać, które pozycje przedmiotu zamówienia są dla których osób, np. można posłużyć się inicjałami osób)
Uwaga: specyfikacja notebooków i komputerów stacjonarnych nie obejmuje dodatkowego oprogramowania, np. programów antywirusowych - tego typu oprogramowanie należy dodatkowo ująć we wniosku.
Wnioski o zakup aparatury w ramach programów POTENCJAŁ, PROLOG i Doskonałość Badawcza należy składać za pośrednictwem elektronicznego formularza w systemie WEBCON BPS (EOD).
WYDATKI STRUKTURALNE
UWAGA!
W związku ze zmianą przepisów prawa, od dnia 20.09.2017 nie ma obowiązku stosowania klasyfikacji wydatków strukturalnych.
Rekomendacje Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych (w tym również notebooków)
21.10.2017
* W specyfikacji komputerów podano wymagane minimalne wydajności procesorów. W celu zorientowania się jakie konkretne modele procesorów mogą być zaoferowane w przetargu przez oferentów, można wejść na stronę https://www.cpubenchmark.net , na której znajduje się lista typowych procesorów z podanymi ich wydajnościami.
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=kuPA24-YSUuuT716ek9PiJFuLdao-
QlAoAKSJ6rNjjhUNzkzTERaMFRPTzdaU1BRTkhJQTNUWFlDRS4u
